Slimmere HR‑processen bij middelgroot bedrijf
De uitdaging
Een organisatie met 250 medewerkers zag dat de HR‑afdeling steeds meer tijd verloor aan terugkerende vragen van collega’s en administratieve handelingen. Medewerkers klopten dagelijks aan met vragen over verlof, contracten, arbeidsvoorwaarden en beleid. Daarnaast kostte het registreren van ziekmeldingen veel tijd, omdat gegevens handmatig moesten worden overgenomen in meerdere systemen.
Onze aanpak
Samen met HR zijn we gestart met een analyse van de dagelijkse werkzaamheden: welke vragen komen het meest voor, waar gaat de meeste tijd verloren en wat kan slimmer zonder afstand te creëren tot medewerkers? We hebben twee gerichte AI‑oplossingen geïmplementeerd:
- Een interne HR‑chatbot, volledig afgestemd op het HR‑beleid en interne documenten. Medewerkers krijgen 24/7 antwoord op veelgestelde vragen, zonder tussenkomst van HR.
- Een AI‑koppeling voor ziekmeldingen met de bestaande HR‑systemen. Ziekmeldingen worden automatisch geregistreerd en doorgezet, waardoor handmatig overtypen volledig is verdwenen.
Het resulaat
- • 50% minder HR‑vragen via mail en telefoon
- • Ziekmeldingen volledig geautomatiseerd verwerkt
- • Meer rust en overzicht binnen het HR‑team
- • Medewerkerstevredenheid steeg met 18% volgens interne metingen
- • HR‑medewerkers gaven aan “eindelijk weer tijd te hebben voor het menselijke werk in plaats van alleen administratie”
Waarom dit werkt
We hebben AI niet als losse tool neergezet, maar naadloos geïntegreerd in de bestaande systemen en werkwijze.
Medewerkers hoefden niets nieuws te leren: de chatbot voelde direct logisch en toegankelijk, en het ziekmeldproces liep vanzelf. Zo werd AI een stille kracht op de achtergrond, die HR ondersteunt in plaats van vervangt.
Quote van de HR‑manager:
“De druk is enorm afgenomen. We zijn nu weer bezig met mensen, niet met formulieren. Dit is precies hoe AI HR zou moeten ondersteunen.”