Algemene voorwaarden

1. Definities

AiBitches: de opdrachtnemer, gevestigd aan de Lange Viestraat 2b, 3511 BK Utrecht, ingeschreven bij de Kamer van Koophandel onder nummer 98974505. Opdrachtgever: de organisatie die een opdracht verstrekt. Deelnemer: de persoon die aan een training of teamgame deelneemt. Opdracht: de werkzaamheden zoals vastgelegd in de offerte of opdrachtbevestiging. Overeenkomst: iedere afspraak tussen AiBitches en opdrachtgever over de uitvoering van een opdracht, inclusief deze voorwaarden. Werkdag: maandag tot en met vrijdag, met uitzondering van erkende Nederlandse feestdagen.

2. Toepasselijkheid

Deze voorwaarden zijn van toepassing op iedere offerte en overeenkomst tussen AiBitches en de opdrachtgever. Inkoopvoorwaarden van de opdrachtgever gelden alleen als AiBitches die schriftelijk heeft aanvaard. Afwijkende afspraken gelden alleen als ze schriftelijk zijn vastgelegd.

3. Offertes en totstandkoming

Offertes zijn 30 dagen geldig, tenzij anders vermeld, en zijn gebaseerd op de informatie die de opdrachtgever heeft aangeleverd. De overeenkomst komt tot stand op het moment dat de opdrachtgever de offerte schriftelijk of per e-mail bevestigt, of als met instemming van de opdrachtgever met de uitvoering is begonnen. Kennelijke fouten in een offerte binden AiBitches niet.

4. Prijzen

Genoemde prijzen zijn exclusief btw en exclusief reis- en verblijfkosten, tenzij anders vermeld. Kosten van derden, zoals locatie, catering, materialen of softwarelicenties, worden doorbelast tenzij ze in de offerte zijn opgenomen. Als de opdrachtgever de opdracht na bevestiging uitbreidt, brengt AiBitches het meerwerk in rekening tegen de overeengekomen tarieven.

5. Betaling

Voor alle sessies met een vaste datum, zoals trainingen, workshops, teamgames en andere bijeenkomsten op locatie of online, moet de factuur uiterlijk vijf werkdagen voor de afgesproken datum volledig zijn voldaan. Betaling gebeurt zonder verrekening of opschorting op het rekeningnummer dat op de factuur staat.

Is de factuur vijf werkdagen voor de afgesproken datum niet volledig voldaan, dan gaat de sessie niet door. AiBitches meldt dit schriftelijk of per e-mail aan de opdrachtgever. De overeengekomen vergoeding blijft in dat geval volledig verschuldigd, omdat de datum op dat moment binnen de annuleringstermijn van artikel 6 valt. Een nieuwe datum wordt alleen ingepland nadat de factuur is betaald en als AiBitches ruimte in de agenda heeft. Bestaat een opdracht uit meerdere sessies, dan geldt deze termijn per sessie, tenzij in de offerte een ander betaalmoment is afgesproken.

Voor opdrachten zonder vaste sessiedatum, zoals implementatie en detachering, geldt een betaaltermijn van veertien dagen na factuurdatum, tenzij schriftelijk anders is afgesproken.

Bij te late betaling is de opdrachtgever de wettelijke handelsrente verschuldigd en komen de kosten voor invordering, zowel buitengerechtelijk als gerechtelijk, voor rekening van de opdrachtgever. AiBitches mag bij opdrachten boven 1.500 euro exclusief btw een aanbetaling vragen.

6. Verplaatsen en annuleren

Annuleren of verplaatsen is kosteloos mogelijk tot 21 kalenderdagen voor de afgesproken datum, mits schriftelijk of per e-mail doorgegeven.

Vanaf 21 kalenderdagen voor de afgesproken datum is annuleren niet meer mogelijk en blijft de volledige overeengekomen vergoeding verschuldigd. Ook bij niet verschijnen blijft de volledige vergoeding verschuldigd.

Verplaatsen binnen 21 dagen kan alleen in overleg en alleen als AiBitches een geschikte nieuwe datum beschikbaar heeft. Een opdracht kan één keer worden verplaatst. Wordt een verplaatste datum opnieuw gewijzigd, dan geldt dat als annulering en blijft de volledige vergoeding verschuldigd.

Al gemaakte kosten van derden, zoals locatie- of materiaalkosten, worden altijd doorbelast. Kan AiBitches door een oorzaak buiten haar macht niet op de afgesproken datum leveren, dan stelt AiBitches een nieuwe datum voor of een gelijkwaardige vervanger. Is dat niet mogelijk, dan vervalt de vergoeding voor dat deel.

7. Uitvoering

AiBitches voert de opdracht naar beste inzicht en vermogen uit. Trainingen worden incompany gegeven, op de door de opdrachtgever aangewezen locatie of via de door partijen afgesproken werkomgeving. AiBitches mag de opdracht laten uitvoeren door eigen medewerkers of door zorgvuldig geselecteerde experts, zonder dat dit de kwaliteitsafspraken beïnvloedt. Wij mogen de inhoud van een programma aanpassen als dat het resultaat voor de groep verbetert, mits de opzet en de duur gelijkwaardig blijven.

8. Verplichtingen van de opdrachtgever

De opdrachtgever zorgt tijdig voor de informatie, medewerking, deelnemerslijst, geschikte werkplekken en werkende softwarelicenties en toegangsrechten die nodig zijn voor de uitvoering. Als een training niet of niet volledig kan worden gegeven doordat toegang, licenties of faciliteiten ontbreken, blijft de overeengekomen vergoeding verschuldigd. AiBitches overlegt in dat geval eerst of verplaatsen naar een nieuwe datum mogelijk is.

9. Groepsgrootte en deelnemers

Groepstrainingen, workshops en teamgames worden gegeven vanaf 3 tot maximaal 1500 deelnemers. Het maximum per sessie wordt in de offerte vastgelegd en hangt af van de gekozen werkvorm, de locatie en het aantal begeleiders. Wijkt het werkelijke aantal deelnemers af van wat in de offerte staat, dan mag AiBitches de opzet en de prijs in overleg aanpassen. De opdrachtgever mag een deelnemer tot aan de start laten vervangen door een andere deelnemer. Een lager aantal deelnemers dan afgesproken leidt niet tot een lagere vergoeding.

10. Detachering

Bij detachering stelt AiBitches een professional ter beschikking voor de afgesproken periode en het afgesproken aantal uren. De opdrachtgever geeft dagelijkse aanwijzingen over het werk, maar er ontstaat geen arbeidsovereenkomst tussen de opdrachtgever en de professional. Facturatie gebeurt per maand achteraf op basis van de gewerkte uren, tenzij anders afgesproken. Opzeggen kan met een termijn van drie maanden, schriftelijk. De opdrachtgever neemt de professional niet in dienst en benadert deze niet rechtstreeks voor werk tijdens de opdracht en tot twaalf maanden daarna, tenzij AiBitches daar schriftelijk mee instemt. Bij overtreding is de opdrachtgever aan AiBitches een vergoeding verschuldigd, waarvan de hoogte vooraf in de offerte of opdrachtbevestiging wordt vastgelegd.

11. Intellectueel eigendom

Alle rechten op trainingsmateriaal, presentaties, werkvormen, teamgames, prompts, sjablonen en andere door AiBitches ontwikkelde middelen blijven bij AiBitches. De opdrachtgever krijgt een niet overdraagbaar recht om dit materiaal binnen de eigen organisatie te gebruiken voor de doelen van de opdracht. Verspreiden, verkopen of hergebruiken voor eigen trainingen aan derden mag alleen met schriftelijke toestemming van AiBitches. AiBitches mag de opgedane kennis en werkwijze vrij gebruiken voor andere opdrachten.

12. Geheimhouding

Beide partijen houden vertrouwelijke informatie die zij van elkaar ontvangen geheim en delen die niet met derden, tenzij dat wettelijk verplicht is of nodig is voor de uitvoering van de opdracht. Deze verplichting blijft na afloop van de overeenkomst gelden.

13. Persoonsgegevens

AiBitches verwerkt persoonsgegevens van deelnemers alleen voor de uitvoering van de opdracht en volgens de AVG. Als AiBitches persoonsgegevens verwerkt namens de opdrachtgever, sluiten partijen op verzoek een verwerkersovereenkomst. De opdrachtgever staat ervoor in dat hij de gegevens die hij aanlevert rechtmatig mag delen.

14. Gebruik van AI

Trainingen en implementaties gaan over het gebruik van AI-systemen van derden. AiBitches heeft geen invloed op de werking, beschikbaarheid, prijs of voorwaarden van die systemen en is niet aansprakelijk voor wijzigingen daarin. De opdrachtgever blijft zelf verantwoordelijk voor de inhoud die met AI wordt gemaakt, voor de controle daarop en voor de naleving van wet- en regelgeving binnen de eigen organisatie. Uitkomsten van AI-systemen kunnen onjuist zijn en vragen altijd om menselijke controle.

15. Aansprakelijkheid

De aansprakelijkheid van AiBitches is beperkt tot het bedrag dat voor de betreffende opdracht is gefactureerd, en bij opdrachten die langer dan drie maanden duren tot het bedrag over de laatste drie maanden. AiBitches is niet aansprakelijk voor indirecte schade, zoals gederfde winst, gemiste besparingen, dataverlies of bedrijfsstilstand. Deze beperkingen gelden niet bij opzet of bewuste roekeloosheid van AiBitches.

16. Overmacht

Kan AiBitches de opdracht niet uitvoeren door overmacht, zoals ziekte van de trainer, storingen bij leveranciers, uitval van software of overheidsmaatregelen, dan worden de verplichtingen opgeschort. Duurt de overmacht langer dan twee maanden, dan mogen beide partijen de overeenkomst schriftelijk beëindigen zonder schadevergoeding. Al geleverd werk wordt in dat geval naar rato afgerekend.

17. Klachten

Klachten over de uitvoering meldt de opdrachtgever binnen veertien dagen schriftelijk bij AiBitches, met een duidelijke omschrijving. AiBitches reageert binnen tien werkdagen. Een klacht schort de betalingsverplichting niet op.

18. Wijziging van de voorwaarden

AiBitches mag deze voorwaarden wijzigen. Op lopende overeenkomsten blijft de versie gelden die bij het sluiten van de overeenkomst van toepassing was.

19. Toepasselijk recht

Op deze voorwaarden en op alle overeenkomsten is Nederlands recht van toepassing. Geschillen worden voorgelegd aan de bevoegde rechter in het arrondissement Midden-Nederland, tenzij de wet dwingend een andere rechter aanwijst.