Vertrouwd door:

De uitdaging

Een salesorganisatie met 44 accountmanagers merkte dat het verkoopteam steeds meer tijd verloor aan administratieve taken en interne afstemming. Dagelijks gingen er uren verloren aan het handmatig invoeren van klantdata, het opstellen van offertes en het beantwoorden van terugkerende vragen van collega’s over productinformatie, levertijden en prijzen. Hierdoor kwam het directe klantcontact onder druk te staan.

Onze aanpak: Samen met het salesmanagement analyseerden we de tijdsbesteding van het team: welke processen kosten het meest, waar zit de herhaling en wat kunnen we automatiseren zonder de commerciële slagkracht te verliezen? We implementeerden twee gerichte AI-oplossingen:

• Een AI-gedreven assistent binnen het CRM-systeem, die automatisch klantgegevens aanvult, opvolgacties voorstelt en e-mails samenvat. Dit bespaart het salesteam veel handmatig werk.
• Een interne sales-chatbot die direct antwoord geeft op vragen over producten, marges, levertijden en processen. Hierdoor zijn minder onderbrekingen en afstemmomenten nodig.

Het resulaat          

📈 35% meer tijd besteed aan direct klantcontact
🤖 Offertes tot 4x sneller opgesteld
🧠 Betere opvolging door automatische CRM-taken
📬 60% minder interne vragen over productinfo
💬 “Eindelijk weer écht tijd om te verkopen,” aldus het team

Waarom dit werkt
We hebben de AI-oplossingen direct geïntegreerd in de bestaande tools en werkwijzen van het team. Medewerkers hoefden hun routine niet aan te passen: AI werkt stil op de achtergrond en neemt handmatig werk weg. Daardoor voelen verkopers zich gesteund in plaats van vervangen, precies zoals het hoort.

Quote van de Salesmanager:
“Dit is een gamechanger. Ons team is weer bezig met klanten, niet met systemen. We halen nu echt meer uit onze werkdag.”

                  De uitdaging                             

Een landelijk opererende buitendienst met 85 accountmanagers zag dat veel tijd verloren ging aan voorbereiding, verslaglegging en interne afstemming. Voor elk klantbezoek moesten gegevens handmatig worden opgezocht, verslagen werden pas laat ingevoerd en vragen over producten of voorraden leidden tot veel bellen met het kantoor. Hierdoor bleef er minder tijd over voor persoonlijke klantrelaties en advies.

 Onze aanpak: Samen met de buitendienst en het managementteam onderzochten we het volledige klantbezoekproces: van voorbereiding tot rapportage. Waar gaat tijd verloren? Wat kan eenvoudiger? Op basis daarvan implementeerden we twee AI-oplossingen:

• Een mobiele AI-assistent die klantinformatie, recente orders en gespreksnotities realtime toont vóór en tijdens het klantbezoek. Na afloop vat hij gesproken notities automatisch samen in een bezoekverslag.
• Een slimme zoekfunctie waarmee buitendienstmedewerkers direct antwoord krijgen op veelgestelde vragen over producten, levertijden en voorraden, zonder tussenkomst van kantoor.

Het resultaat

🚗 28% meer klantbezoeken per week
📋 Bezoekverslagen binnen 5 minuten automatisch gereed
📱 Altijd actuele klantinfo binnen handbereik
🙌 Minder afhankelijkheid van binnendienst
🗣️ “Ik voel me beter voorbereid en kan me volledig focussen op het gesprek”
 
Waarom dit werkt
De AI-oplossingen zijn afgestemd op hoe de buitendienst écht werkt: mobiel, snel en in direct contact met klanten. Dankzij de integratie in bestaande apps en systemen is er geen leercurve. AI helpt op de achtergrond, zonder te storen en dat maakt het krachtig en natuurlijk in gebruik.

Quote van een accountmanager:
“Vroeger was ik ’s avonds nog bezig met verslaglegging, nu is dat al klaar voordat ik terug in de auto stap. Dat geeft ruimte”.

De uitdaging

Een commercieel salesteam van 63 medewerkers werkte dagelijks in Microsoft 365, maar gebruikte slechts een fractie van de mogelijkheden. Verkopers besteedden veel tijd aan het schrijven van e-mails, opstellen van offertes, maken van samenvattingen van klantgesprekken en zoeken naar informatie in documenten. Er was behoefte aan meer focus op klantrelaties in plaats van administratie.

Onze aanpak: In samenwerking met het team en de ICT-afdeling analyseerden we de dagelijkse werklast van de verkopers. Waar zit de herhaling? Wat kan sneller? Vervolgens hebben we een maatwerk Copilot-training ontwikkeld, met focus op:

• Slim gebruik van Microsoft Copilot in Outlook, Word, Teams en OneNote
  
• Praktische prompts voor e-mails, samenvattingen, klantvoorstellen en follow-ups
• Direct oefenen met eigen klantcases tijdens interactieve sessies

Het resultaat

⏱️ 30% minder tijd besteed aan tekstproductie en administratieve HR-taken
📝 Standaarddocumenten sneller én consistenter opgesteld
📬 E-mailreacties op HR-vragen sneller afgehandeld
👩‍💼 HR-medewerkers rapporteren minder werkdruk en meer overzicht
📊 Managers ontvangen sneller heldere documenten en adviezen
 
Waarom dit werkt
Omdat Copilot direct integreert in bestaande Microsoft-tools, voelde het niet als “iets nieuws” leren. Door de training konden HR-medewerkers direct slimmer werken met hun vertrouwde documenten, zonder extra stappen of aparte tools.

Quote van een accountmanager:
“Copilot is nu mijn digitale collega. Ik schrijf sneller, bereid klantgesprekken beter voor en heb eindelijk weer lucht in m’n agenda.”