Vertrouwd door:

De uitdaging

Een snelgroeiende organisatie met vestigingen in drie landen kampte met een steeds complexer financieel beheer. Het finance team besteedde wekelijks uren aan het controleren van binnenkomende facturen, het afstemmen van gegevens uit verschillende Excel‑overzichten en het opstellen van rapportages voor stakeholders. Door de groei steeg het aantal transacties met 40%, zonder dat de capaciteit van het team werd vergroot.

Onze aanpak: Samen met de CFO brachten we de tijdslurpende processen in kaart: van factuurcontrole tot het samenvoegen van spreadsheets voor de maandelijkse rapportage. Vervolgens implementeerden we twee AI‑toepassingen die perfect aansloten op de bestaande systemen:

• Een AI‑module voor factuurverwerking die automatisch facturen controleert op afwijkingen, dubbele betalingen en onjuiste btw‑regels, inclusief koppeling met het boekhoudsysteem.
• Een slimme rapportage‑assistent die Excel‑overzichten consolideert, trends herkent en automatisch heldere maandrapportages genereert, inclusief visualisaties en afwijkingsanalyses.

Het resulaat          

🕒 30% tijdsbesparing op controle en rapportageprocessen
📑 70% minder handmatige controles van facturen nodig
📈 Maandrapportages beschikbaar binnen 1 dag i.p.v. 4
🔍 Sneller inzicht in afwijkingen en kostenpatronen
💬 CFO: “We krijgen nu vragen over de inhoud, niet meer over ontbrekende cijfers”

Waarom dit werkt
Door AI slim te integreren in de bestaande finance‑structuur, konden handmatige controles deels worden vervangen zonder kwaliteitsverlies. De rapportages zijn betrouwbaarder en sneller beschikbaar, waardoor het finance team zich kan richten op interpretatie en advies, niet meer op het samenvoegen van cellen.

Quote van de CFO:
“We zijn van Excel‑politie naar financiële sparringpartner gegaan. Dit is wat je wilt als finance in een snelgroeiende organisatie.”

                  De uitdaging                             

Bij een organisatie met een omzet van €80 miljoen en een finance team van 12 medewerkers liep de werkdruk structureel op. De maandafsluiting duurde telkens langer door handmatige controles, terugkerende Excel‑rapportages en het verzamelen van informatie uit meerdere bronnen. Daarnaast kostte het beantwoorden van interne vragen over budgetten, facturen en forecasts veel tijd.

 Onze aanpak: In samenwerking met de CFO hebben we een grondige analyse gedaan van alle terugkerende processen en informatiestromen binnen finance. Waar zit de meeste herhaling, welke handelingen zijn foutgevoelig en wat kan sneller met behoud van controle? We hebben twee AI‑oplossingen geïmplementeerd:

• Een geautomatiseerde maandrapportage die data uit verschillende systemen ophaalt, controleert en omzet in direct bruikbare dashboards en rapporten voor management en directie.
• Een interne finance‑assistent (AI‑chatbot) die collega’s direct antwoord geeft op veelgestelde vragen over budgetten, betaalstatussen en inkoopprocedures.

Het resultaat

🕒 30% tijdsbesparing op maandafsluiting en rapportages
📊 Realtime inzicht in financiële KPI’s voor management
🤖 40% minder vragen aan de financiële administratie
📥 Foutreductie in handmatige overzichten en budgetchecks
🙌 Finance‑team gaf aan “eindelijk ruimte te hebben voor echte analyse en strategisch advies”
 
Waarom dit werkt
De AI‑oplossingen sloten direct aan op de bestaande tools (zoals ERP en BI‑software), zonder dat medewerkers hun werkwijze hoefden aan te passen. Door repetitieve taken te automatiseren, kwam er tijd vrij voor controle, advies en vooruitkijken. Finance veranderde van een uitvoerende naar een strategische rol.

Quote van de CFO:
“Wat eerst dagen kostte, is nu een kwestie van klikken. We zijn eindelijk in staat om proactief te werken in plaats van achter de feiten aan te lopen.”

De uitdaging

Een finance team van 25 medewerkers werkte dagelijks met rapportages, analyses, e-mails en documentatie in Microsoft 365. Veel tijd ging verloren aan het structureren van kwartaalrapporten, controleren van cijfers, schrijven van memo’s en het beantwoorden van terugkerende vragen van collega’s. Er was dringend behoefte aan meer tijd voor verdieping en strategisch werk.

Onze aanpak: Samen met het team en de CFO brachten we in kaart waar de meeste tijd verloren ging. Op basis van concrete taken en documenten ontwikkelden we een gerichte Copilot-training, met focus op:

• Efficiënt gebruik van Microsoft Copilot in Excel, Word, Outlook en Teams
• Prompts voor het samenvatten van rapporten, genereren van memo’s en uitleggen van financiële termen
• Praktijkgerichte oefeningen met echte financiële documenten en dashboards

Het resultaat

⏳ 30% tijdswinst op terugkerende werkzaamheden
📊 Rapportages sneller opgesteld en beter gestructureerd
📧 Interne communicatie overzichtelijker en efficiënter
🧠 Meer tijd voor analyse en advies in plaats van handwerk
💬 “We werken slimmer, niet harder,” aldus het team
 
Waarom dit werkt
De training sloot aan op de realiteit van finance: accuraat werken onder tijdsdruk. Door te oefenen met eigen bestanden en situaties, ontdekten medewerkers hoe Copilot direct tijd kon besparen zonder de controle te verliezen. De duidelijke prompts en instructies maakten het makkelijk om Copilot structureel in te zetten.

Quote van een financial controller:
“Copilot helpt me sneller tot de kern te komen. Wat eerst een middag kostte, is nu in een uur klaar, mét betere kwaliteit.”